Badan Penjaminan Mutu
01 November 2016 oleh anonim - 31936
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
A. Penetapan Standar
Tujuan
Untuk merancang, merumuskan, dan menetapkan standar Sistem Penjaminan Mutu Internal di lingkungan Universitas PGRI Ronggolawe Tuban.
Ruang Lingkup
Luas Lingkup Manual dan Penggunaannya berlaku :
- Ketika sebuah standar pertama kali hendak dirancang, dirumuskan, dan ditetapkan.
- Untuk semua lingkup manual meliputi : standar isi, standar proses, standar kompetensi kelulusan, standar dosen, standar penilaian hasil belajar, standar sarana dan prasarana, standar pengelolaan, standar pembiayaan, standar penelitian, dan standar pengabdian pada masyarakat.
Definisi
- Merancang standar : olah pikir untuk menghasilkan standar tentang hal apa yang dibutuhkan dalam SPMI. Kegiatan ini dapat berupa elaborasi / menjabarkan 8 standar nasional pendidikan menjadi berbagai standar lain yang mengatur berbagai aspek secara lebih rinci.
- Merumuskan standar : menuliskan isi setiap standar ke dalam bentuk pernyataan lengkap dan utuh dengan menggunakan rumus Audience, Behaviour, Competence, and Degree.
- Menetapkan standar : tindakan berupa persetujuan dan pengesahan standar sehingga standar dinyatakan berlaku.
- Studi pelacakan : tindakan berupa penelusuran lulusan Universitas PGRI Ronggolawe Tuban yang sudah bekerja.
- Uji public : tindakan yang telah disetujui oleh stake holder atau pemakai lulusan Universitas PGRI Ronggolawe Tuban.
Referensi
- Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional.
- Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 Tentang Standar Nasional Pendidikan.
- Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010 Tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan.
- Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 63 Tahun 2009 Tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan.
- Undang-Undang Sisdiknas Republik Indonesia 2003.
- PP Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005.
- UU Republik Indonesia Nomor 12 Tahun2012 Tentang Pendidikan Tinggi.
- Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 08 Tahun 2012 Tentang Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia
- Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 045/U/2002 Tentang Kurikulum Inti Pendidikan Tinggi.
- Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 234/U/2000 Tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi.
- Buku Peraturan Akademik Universitas PGRI Ronggolawe Tuban.
- Rencana Strategi Universitas PGRI Ronggolawe Tuban.
- Rencana Operasional Universitas PGRI Ronggolawe Tuban.
- Statuta Universitas PGRI Ronggolawe Tuban.
Uraian Prosedur :
- Visi dan misi UNIROW dipakai sebagai landasan dan tujuan akhir ketika merancang dan menetapkan standar mutu sistem penjaminan mutu internal.
- Pelajari kondisi faktual yang ada dari kegiatan yang akan dibuat standarnya untuk mengetahui kelemahan dan kekurangan yang masih ada dan bandingkan dengan kondisi ideal yang ingin dicapai.
- Perhitungkan daya dukung sarana prasarana serta sumber daya manusia yang dimiliki dan yang akan melasanakan standar yang dibuat.
- Melibatkan stake holder untuk mendapatkan masukan dalam menetapkan standar yang dibuat.
- Pelajari semua peraturan yang ada, yang berkaitan dengan kegiatan yang akan dibuatkan standarnya.
- Lakukan evaluasi diri terhadap pelaksanaan kegiatan yang akan dibuatkan standarnya.
- Buatlah draft awal standar menggunakan rumus ABCD
- Lakukan uji publik dan sosialisasi draft standar dengan mengundang pemangku kepentingan internal dan/atau eksternal untuk mendapatkan saran.
B. Pelaksanaan Standar
Tujuan
Untuk melaksanakan standar, dan memenuhi standar Sistem Penjaminan Mutu Internal di lingkungan Universitas PGRI Ronggolawe Tuban.
Ruang Lingkup
Luas Lingkup Manual meliputi : standar isi, standar proses, standar kompetensi kelulusan, standar dosen, standar penilaian hasil belajar, standar sarana dan prasarana, standar pengelolaan, standar pembiayaan, standar penelitian, standar pengabdian pada masyaraka.
Definisi
- Melaksanakan Standar : ukuran, spesifikasi, patokan, sebagaimana dinyatakan dalam pernyataan standar harus dipatuhi, dikerjakan, dipenuhi pencapaiannya
- Prosedur/SoP : uraian tentang urutan langkah untuk mencapai sesuatu yang ditulis secara sistematis, kronologis, logis, dan koheren .
- Instruksi Kerja : rincian daftar tugas yang harus dilakukan oleh penerimatugas.
Referensi
- Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional.
- Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 Tentang Standar Nasional Pendidikan.
- Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010 Tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan.
- Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 63 Tahun 2009 Tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan.
- Undang-Undang Sisdiknas Republik Indonesia 2003.
- PP Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005.
- UU Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi.
- Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 08 Tahun 2012 Tentang Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia.
- Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 045/U/2002 Tentang Kurikulum Inti Pendidikan Tinggi.
- Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 234/U/2000 Tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi.
- Buku Peraturan Akademik Universitas PGRI Ronggolawe Tuban.
- Rencana Strategi Universitas PGRI Ronggolawe Tuban.
- Rencana Operasional Universitas PGRI Ronggolawe Tuban.
- Statuta Universitas PGRI Ronggolawe Tuban.
Uraian Prosedur :
- Lakukan persiapan teknis dan/atau administratif sesuai dengan isi standar.
- Sosialisasikan isi standar kepada seluruh dosen, karyawan non -dosen , dan mahasiswa, secara periodik dan konsisten.
- Siapakan dan tuliskan dokumen tertulis berupa : prosedur kerja atau SOP, instruksi kerja, atau sejenisnya sesuai dengan isi standar.
- Laksanakan kegiatan penyelenggaraan pendidikan dengan menggunakan standar sebagai tolak ukur pencapaian
C. Pengendalian Standar
Tujuan
Untuk mengendalikan pelaksanaan standar sehingga isi standar Sistem Penjaminan Mutu Internal dapat tercapai/terpenuhi di lingkungan Universitas PGRI Ronggolawe Tuban.
Ruang Lingkup
Luas Lingkup Manual meliputi : standar isi, standar proses, standar kompetensi kelulusan, standar dosen, standar penilaian hasil belajar, standar sarana dan prasarana, standar pengelolaan, standar pembiayaan, standar penelitian, standar pengabdian pada masyarakat.
Definisi
- Pemantauan atau monitoring : mengamati sesuatu proses atau suatu kegiatan dengan maksud untuk mengetahui apakah proses atau kegiatan tersebut berjalan sesuai dengan apa yang diharuskan dalam isi standar.
- Pemeriksaan mengecek atau mengaudit secara detil semua aspek dari penyelenggara pendidikan yang dilakukan secara berkala, untuk mencocokkan apakah semua aspek penyelenggaraan pendidikan tersebut berjalan sesuai dengan isi standar.
- Evaluasi : tindakan menilai yang didasarkan pada hasil pelaksanaan, perkembangan dan relevansinya dengan visi dan misi.
Referensi
- Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional.
- Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 Tentang Standar Nasional Pendidikan.
- Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010 Tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan.
- Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 63 Tahun 2009Tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan.
- Undang-Undang Sisdiknas Republik Indonesia 2004.
- PP Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005.
- UU Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi.
- Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 08 Tahun 2012 Tentang Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia.
- Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 045/U/2002 Tentang Kurikulum Inti Pendidikan Tinggi.
- Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 234/U/2000 Tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi.
- Buku Peraturan Akademik Universitas PGRI Ronggolawe Tuban.
- Rencana Strategi Universitas PGRI Ronggolawe Tuban.
- Rencana Operasional Universitas PGRI Ronggolawe Tuban.
- Statuta Universitas PGRI Ronggolawe Tuban.
Uraian Prosedur :
- Lakukan pemantauan secara periodik, misalnya harian, mingguan, bulanan,atau semesteran terhadap pelaksaan isi standar dalam semuaaspekkegiatan penyelenggaraan pendidikan.
- Catat dan rekam semua temuan berupa penyimpangan, kelalaian,kesalahan, atau sejenisnya dari penyelenggaraan pendidikanyangtidaksesuaidenganisi standar.
- Catat dan rekam bila ditemukan ketidak lengkapan dokumen sepertiprosedur kerja, formulir, dan bukti fisik dari setiap standar yang telah dilaksanakan.
- Periksa, pelajari alasan atau penyebab terjadinya penyimpangan dari isi standar, atau bila isi standar gagal dicapai dan Ambil tindakan korektif terhadap setiap pelanggaran atau penyimpangan dari isi standar.
- Catat atau rekam semua tindakan korekstif yang diambil dan Pantauterus menerus efek dari tindakan korektif tersebut, misal : apakah kemudian penyelenggaraan pendidikan kembali berjalan sesuai dengan isi standar.
- Buat laporan tertulis secara periodik tentang semua hal yang menyangkut pengendalian standar seperti diuraiakan di atas.
- Laporkan hasil dari pengendalian standar kepada pimpinan unit Kerja dan pimpinan Universitas PGRI Ronggolawe Tuban disertai saran atau rekomendasi.
D. Monitoring dan Evaluasi Pembelajaran
Tujuan
Memastikan bahwa proses pembelajaran sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan tuntutan kebutuhan masyarakat akan kesehatan.
Ruang Lingkup
Proses kegiatan Monitoring dan Evaluasi Implementasi Pembelajaran.
Definisi
- Evaluasi adalah elemen hasil pembelajaran (pengetahuan yang diperoleh mahasiswa), proses pembelajaran, dan sikap mahasiswa selama proses pembelajaran.
- Monitoring adalah kegiatan untuk mengamati/meninjau kembali/mempelajari serta mengawasi secara berkesinambungan atau berkala terhadap pelaksanaan mata kuliah yang sedang berjalan. Kegiatan monitoring dilakukan untuk menemukan dan mengenali, mencari alternative pemecahan, dan menyarankan langkah-langkah penyelesaian sebagai koreksi dini agar pelaksanaan kegiatan pembelajaran berjalan seraca efisien, efektif dan tepat waktu.
Referensi
- Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional.
- Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 Tentang Standar Nasional Pendidikan.
- Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 63 Tahun 2009Tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan.
- Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 08 Tahun 2012 Tentang Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia.
- Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 045/U/2002 Tentang Kurikulum Inti Pendidikan Tinggi.
- Buku Peraturan Akademik UNIROW Tuban 7. Rencana Strategi UNIROW Tuban
- Rencana Operasional UNIROW Tuban
Uraian Prosedur
E. Audit Mutu Internal
Tujuan
- Melakukan verifikasi terhadap efektifitas dan efisiensi dari penerapan sistem penjaminan mutu internal.
- Melaporkan hasil audit mutu internal dengan data yang memadai dan memberi masukan kepada unit kerja terkait agar dapat dilakukan perbaikan.
Ruang Lingkup
Semua kegiatan audit mutu internal dilaksanakan 6 bidang terkait dalam penerapan sistem penjaminan mutu di Badan Penjaminan Mutu Universitas PGRI Ronggolawe Tuban (BPMU Unirow) yang ada pada bidang didalam proses BPMU UNIROW Tuban untuk mencegah adanya produk tidak sesuai. Prosedur ini berlaku bagi pihak - pihak yang terkait dalam proses audit mutu internal di BPMU UNIROW Tuban, yaitu : Kepala BPMU UNIROW Tuban, Kepala Bidang BPMU UNIROW Tuban, Sekretaris Badan Penjaminan Mutu (BPMU) dan tim auditor mutu internal.
Definisi
- Badant Penjaminan Mutu (BPMU) adalah perangkat penjaminan mutu Universitas PGRI Ronggolawe Tuban yang diberi mandat untuk mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), yang mengintegrasikan dengan Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi yang telah ditetapkan dan yang telah ditentukan oleh Badan Standar Nasional Pendidikan Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (BSNP - SPMPT), Peraturan - peraturan Pemerintah Republik Indonesia, dan persyaratan akreditasi Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT).
- Audit Mutu Internal adalah audit yang dilakukan untuk memastikan kesesuaian antara keberadaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di Badan Penjaminan Mutu (BPMU) dengan pelaksanaan Audit mutu internal dengan metode cross audit.
- Management Representative (MR), yaitu Sekretaris Badan Penjaminan Mutu (BPMU), adalah seseorang yang bertugas membantu Top Management (TM), yaitu Kepala Badan Penjaminan Mutu (BPMU), dalam implementasi SPMI di Badan Penjaminan Mutu (BPMU).
- Team Audit Mutu Internal adalah orang - orang yang ditugaskan oleh Top Management (TM), untuk menyelenggarakan dan melakukan cross audit.
- Ketidaksesuaian (KTS) adalah apabila ditemukan :
- Tidak terdapat elemen sistem.
- Suatu sistem gagal untuk memenuhi satu klausul dari persyaratan sistem mutu.
- Penerapan suatu klausul sangat tidak konsisten.
- Ketidaksempurnaan penerapan suatu sistem telah mengarah pada ketidak puasan pelanggan.
- Tindakan perbaikan yang tidak efektif dan terpantau dalam dua kali audit mutu internal secara berturut-turut.
- Suatu ketidaksesuaian dalam memenuhi suatu persyaratab dalam satu klausul atau dokumen referensi lain.
- Suatu ketidaksesuaian yang diamati dari suatu pengamatan dari satu prosedur organisasi.
- Observation (OB) adalah apabila ditemukan : Ada aspek yang disarankan dapat dikembangkan tetapi kondisi yang ada saat ini bukan merupakan suatu ketidak sesuaian dalam sistem mutu.
Referensi
- Manual Mutu Badan Penjaminan Mutu Universitas PGRI Ronggolawe Tuban (BPMU UNIROW Tuban).
- Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPMPT).
- Badan Standarisasi Nasional Pendidikan (BSNP) dan Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT).
- Buku Peraturan Akademik Universitas PGRI Ronggolawe Tuban.
- Rencana Strategi Universitas PGRI Ronggolawe Tuban.
- Rencana Operasional Universitas PGRI Ronggolawe Tuban.
- Statuta Universitas PGRI Ronggolawe Tuban.
Uraian Prosedur :
- Sekretaris Badan Penjaminan Mutu Universitas PGRI Ronggolawe Tuban (BPMU UNIROW Tuban ) menyusun rencana audit mutu internal Sistem Penjaminan Mutu Internal untuk periode 12 bulan ke depan, setiap bagian minimal dua kali (2x) dalam satu tahun.
- Perencanaan waktu yang ditetapkan untuk tiap bidang tergantung pada prioritas dengan mempertimbangkan urgensi pelaksanaan audit mutu internal.
- Management Representative (MR), menyusun konsep team audit mutu internal yang terdiri dari MR sebagai ketua pelaksana, audit mutu internal dan sekretariat. Auditor internal adalah personel yang telah mengikuti pelatihan dan sertifikasi auditor mutu internal tetapi bukan berasal dari bidang yang akan diaudit (independen).
- Kepala Badan Penjaminan Mutu Universitas PGRI Ronggolawe Tuban (BPMU UNIROW Tuban) menetapkan team audit mutu internal Badan Penjaminan Mutu Universitas PGRI Ronggolawe Tuban (BPMU UNIROW Tuban) melalui surat tugas dengan dilampiri jadwal dan distribusi auditor.
- MR mengko’ordinasikan para auditor internal dan sekretariat untuk persiapan pelaksanaan audit internal, serta menginformasikan kepada unit kerja yang akan diaudit.
- Paling lambat satu minggu sebelum tanggal audit, auditor internal yang ditunjuk harus dihubungi agar dapat melakukan persiapan audit. Apabila terdapat auditor internal yang berhalangan, maka digantikan oleh MR. auditor internal akan mengkonfirmasikan kembali waktu pelaksanaan audit dengan unit kerja yang bersangkutan. Jika terpaksa dilakukan perubahan jadwal, maka auditor internal harus melakukan konfirmasi ke MR.
- Auditor internal melaksanakan audit mutu internal sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan atau yang telah disepakati (jika terdapat permintaan perubahan jadwal).
- Kabid menerima dan mengklarifikasi temuan ketidaksesuaian dan mengajukan rencana tindakan perbaikan.
- Kabid melakukan tindakan perbaikan seperti yang telah direncanakan.
- Auditor internal akan melakukan verifikasi kesesuaian tindakan perbaikan terdahap rencananya. Jika belum sesuai, auditor internal menyampaikan kepada Kabid bahwa tindakan perbaikan belum sesuai dengan rencana, sehingga status temuan belum bisa ditutup (closed).
- Auditor internal melaporkan hasil audit mutu internal kepada MR. Selanjutnya, MR melakukan verifikasi efektifitas tindakan perbaikan terhadap sistem penjaminan mutu internal di Badan Penjaminan Mutu (BPMU) UNIROW Tuban.
Dalam melakukan Audit Internal,
- Rektor menugaskan BPMU untuk menyusun TIM AIMA
- BPMU menyusun TIM AIMA sesuai unit yang akan di audit. JIka yang akan diaudit Fakultas atau Prodi maka akan dibentuk TIM AIMA Fakultas/Prodi,
- Rektor menerbitkan SK untuk TIM AIMA tersebut.
- Setelah mendapatkan SK Rektor maka Tim Audit melaksanakan Audit.
- Tim Audit melaporkan hasil audit ke rektor melalui ketua BPMU.
- Ketua BPMU melaporkan Hasil Audit ke Rektor
- Berdasarkan Hasil Laporan Audit tersebut Rektor meminta tindakan koreksi pada Unit kerja yang diaudit ( Dekan/KaProdi/Ka LPM/ka Lemlit dan atau Ka Biro) dengan mengeluarkan Surat Teguran atau Surat Keputusan sesuai hasil temuan Tim Audit
- Dekan/KaProdi/Ka LPM/ka Lemlit dan atau Ka Biro mempelajari Hasil Temuan Tim Audit
- Dekan/KaProdi/Ka LPM/ka Lemlit dan atau Ka Biro memeperbaiki kinerja sesuai target yang ditetapkan
- Dekan/KaProdi/Ka LPM/ka Lemlit dan atau Ka Biro melakukan perbaikan untuk kegiatan berikutnya
F. Tinjauan Manajemen
Tujuan
Menjamin bahwa implementasi Sistem Manajemen Mutu di Universitas PGRI Ronggolawe Tuban berjalan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dan dapat mencapai kepuasan pelanggan.
Ruang Lingkup
Peninjauan ulang Manajemen Puncak (Top Management) terhadap dokumentasi dan implementasi Sistem Manajemen Mutu Universitas PGRI Ronggolawe Tuban agar menjamin keberlangsungan, kesesuaian, kelengkapan, dan efektivitas Sistem Manajemen Mutu di Universitas PGRI Ronggolawe Tuban.
Definisi
- Tinjauan Manajemen adalah langkah dari Manajemen Puncak (Top Management) Universitas untuk meninjau sistem manajemen mutu Universitas PGRI RonggolaweTuban pada kurun waktu yang telah direncanakan untuk memastikan kesinambungan, kesesuaian, kecukupan dan efektivitas sistem menajemen mutu. Tinjauan ini termasuk pengkajian peluang peningkatan serta kebutuhan untuk mengubah sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu Universitas.
- Kebijakan Mutu adalah keseluruhan maksud dan tujuan Universitas yang telah dinyatakan secara resmi oleh pimpinan puncak yang terkait dengan mutu.
- Sasaran Mutu adalah sesuatu yang dicari atau dituju oleh Universitas yang berkaitan dengan mutu
Referensi
- Standar mutu Universitas PGRI Ronggolawe Tuban
- Manual Mutu Universitas PGRI Ronggolawe Tuban
- Program Kerja Universitas PGRI Ronggolawe Tuban
Uraian Prosedur :
- Rektor/Pembantu Rektor I memberikan mandat kepada Badan Penjaminan Mutu Universitas untuk mengadakan evaluasi pada suatu sistem manajemen yang sedang berlaku.
- BPMU mengadakan rapat untuk membahas hasil AIM/hasil angket dari pelanggan dan sivitas akademika/hasil visitasi akreditasi.
- BPMU menyampaikan hasil evaluasi sistem manajemen kepada Pimpinan Universitas.
- BPMU mengagendakan rapat tinjauan manajemen dan menginstruksikan sekretaris BPMU sebagai MR untuk membuat surat undangan.
- Sekretaris BPMU mengundang semua Pimpinan Fakultas, Program Studi, Biro/UPT untuk hadir rapat tinjauan manajemen pada waktu dan tempat yang telah ditetapkan.
- Pimpinan Fakultas, Program Studi, Biro/UPT melaksanakan rapat tinjauan manajemen.
- Sekretaris BPMU mencatat, menyusun, melaporkan kepada Rektor/Pembantu Rektor 1 dan mengarsipkan laporan hasil tinjauan manajemen.
Pendaftaran PMB Online
© 2016. unirow.ac.id